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货物申购单位职责说明2015
2015-10-16 11:00  

货物申购单位职责说明

根据粤教监函【201312号《关于印发<加强我省高校货物采购廉政风险防控工作的办法>通知》(以下简称《办法》)(见附件1)的文件精神,高校按照决策、执行、监督三分离的要求,实行监督管理职能与操作执行职能相分离的货物采购管理体制。在实施货物采购过程中,申购单位的主要职责是:

一、机构职能与岗位职责

机构

主要职责

备注

 

 

 

货物申购单位(部门)

1.       申购单位(部门)指定采购项目负责人,对采购项目具体情况进行调研,货比三家,做好预算

2.       项目负责人编写和提交货物申购计划,计划中包含详细的货物技术参数、品牌型号、配置要求等的需求书

3.       负责对立项后的货物采购计划进行预审核

4.       项目负责人组织或参与项目的论证

5.       安排专人参与开标评标工作

6.       项目负责人拟定合同并由申购单位主要领导签名确认初稿。

7.       项目负责人组织对货物进行预验收后,通知学校进行验收

8.       安排专人在规定的报增时间内报增固定资产

9.       安排专人规范张贴票据,及时报账

申购单位(部门)应当指定项目负责人,此负责人需明确其工作职责,参与该采购项目实施的全过程。

二、货物采购流程

1.编制采购计划:货物申购单位(部门)负责编制采购计划,计划中包含详细的货物技术参数、配置要求、参与投标公司资质等的需求书。(《办法》第二十九条)

高校货物采购计划不得委托或者变相委托潜在供应商或者与潜在供应商有利益关联的社会机构编制;不得按照潜在供应商的意图编制货物采购计划。(《办法》第三十条)

2.论证:在编制货物采购计划之前,申购单位(部门)负责对采购项目进行充分调研及初步选型论证。采购计划编制好后,依据《办法》第三十四条规定,由资产管理处组织专家进行论证,并向学校提交论证报告。

3.审核与审批:申购单位负责落实项目经费来源,到财务处确认该经费到位后,报资产处立项。

4.采购方式:严格按照货物采购相关法律法规、《广东省政府集中采购目录及限额标准》确定货物采购方式。

5.合同签订与货物到位:申购单位(部门)负责初拟合同,必要时可由资产处指导拟定,单位领导签名确认后,送资产管理处对合同条款进行核对,并报审计处经初审、审核后,按学校有关规定签订合同手续。签订合同后,申购单位(部门)安排专人负责货物到位和使用情况。

6.货物验收:申购单位(部门)对货物进行预验收,必要时,邀请专业技术人员参加。验收的重点是依据货物采购合同或者文件,对货物的数量、规格、型号进行查验,并通过运行货物检测其各项技术指标。预验收合格之后,再由申购单位(部门)或者资产管理处组织现场验收。纪检监察、审计部门对货物验收工作进行不定期抽查。

验收合格,申购单位(部门)在收到发票后10个工作日内安排专人完成办理资产报增,并按规定到财务处报账。

7.文件与记录:内容包括申请立项可行性报告、批准立项文件、采购计划批复、申购文件、招投标文件、合同、验收情况等。

8.内部审核:内部审核由高校临时组成的内部审核组负责。

9.责任与追究:未经授权或者超权限进行货物采购活动;未经授权修改货物配置和技术指标;伪造货物采购资料;丢失损坏资料;无合法正当理由,拒不执行货物招标采购结果和合同,严重影响高校建设或者造成高校损失。上述行为依据情节轻重,将给予相应的行政处分。(《办法》第七十七条)

以上规定均摘自粤教监函[2013]12号《加强我省高校货物采购廉政风险防控工作的办法》、肇学院[2014]75号《肇庆学院加强政府采购管理的实施细则》等文件。

 

 

 

资产管理处

2015 10 15

 

详见附件

附件【附件1关于印发《加强我省高校货物采购廉政风险防控工作的办法》的通知.pdf已下载
附件【货物申购单位职责说明.doc已下载
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